AMPECOs integrierte Rechnungsstellung für Betreiber von Ladeinfrastrukturen (CPOs)

Als Betreiber von Ladeinfrastrukturen (CPO) kennen Sie die besonderen Herausforderungen beim Management eines Geschäfts für das Laden von Elektrofahrzeugen – von der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben bis hin zur effizienten Skalierung Ihrer Betriebsabläufe. Bei all diesen Aufgaben dürfen Sie einen entscheidenden Aspekt nicht außer Acht lassen: die Rechnungsstellung. Sie geht weit über das Ausstellen einfacher Quittungen hinaus und spielt eine zentrale Rolle bei der Einhaltung buchhalterischer Standards sowie bei der Erfüllung der Anforderungen von Unternehmen und Privatpersonen.

Gerade bei komplexen Anwendungsfällen, die durch länderspezifische Anforderungen geprägt sind, darf die Bedeutung von Flexibilität und Anpassungsfähigkeit bei der Rechnungsstellung nicht unterschätzt werden. In solchen Szenarien ist die Möglichkeit, Rechnungsdaten per API zu erfassen und weiterzugeben, entscheidend. Dadurch können Sie eigene Lösungen entwickeln oder die Rechnungsstellung nahtlos in bestehende Systeme integrieren.

Integrierte Rechnungsstellung im CPMS vs. Anbindung externer Abrechnungssysteme

Die integrierte Rechnungsstellung Ihres CPMS bietet Fahrer:innen von Elektrofahrzeugen volle Transparenz und eine detaillierte Aufschlüsselung aller Bestandteile des Gesamtbetrags, der für eine Ladesitzung gezahlt wurde. Mit diesem Maß an Einblick können Sie Ihren Kund:innen genau aufzeigen, wie viel Energie verbraucht wurde, wie lange die Sitzung gedauert hat, welche Verbindungs- und Leerlaufgebühren angefallen sind und welche weiteren Posten zur Endsumme beitragen.

Externe Abrechnungssysteme bieten häufig nicht dieses Maß an Detailtiefe und zeigen auf der Rechnung meist nur allgemeine Informationen wie „EV Charging Services“ und den Gesamtbetrag an. Der Grund dafür ist, dass sie oft nur grundlegende Nutzer- und Transaktionsdaten mit der CPMS-Datenbank synchronisieren – wodurch wertvolle Sitzungsdaten möglicherweise nicht in die Rechnung einfließen.

Bei AMPECO sind wir uns dieser Einschränkung bewusst und haben unsere API entsprechend weiterentwickelt. Ab sofort können wir Sitzungsdetails bereitstellen, sodass Sie mühelos detaillierte und umfassende Rechnungen erstellen können, die den tatsächlichen Wert der erbrachten Ladeleistungen widerspiegeln.

AMPECO bietet unvergleichliche Möglichkeiten zur Rechnungsstellung

Bei AMPECO ist unser System zur Verwaltung von Ladeinfrastrukturen so konzipiert, dass es Betreibern (CPOs) umfassende Funktionen zur Rechnungsstellung bietet, die genau auf ihre individuellen Anforderungen zugeschnitten sind:

Nahtlose Rechnungszustellung: Versenden Sie Rechnungen automatisch per E-Mail – entweder nach jeder Transaktion oder am Monatsende. Sie können frei wählen, wann Rechnungen verschickt werden sollen, auch am Ende eines Nachzahlungszeitraums, und so eine pünktliche und komfortable Zustellung für Ihre Kund:innen sicherstellen.

Detaillierte Leistungsübersicht: Erstellen Sie monatliche Rechnungen mit einer separaten Seite, die eine detaillierte Aufschlüsselung der einzelnen Leistungen enthält. Diese umfassende Übersicht hilft Ihren Kund:innen, die jeweiligen Kosten besser nachzuvollziehen – und stärkt so Transparenz und Vertrauen.

Zahlungsfrist: Gewähren Sie eine Zahlungsfrist für monatliche Rechnungen bei nachgelagerten Abonnements. Diese zusätzliche Flexibilität entspricht den Erwartungen der Nutzer:innen, sorgt für ein beruhigendes Gefühl und gewährleistet einen reibungslosen Zahlungsprozess.

Anpassungsoptionen: Personalisieren Sie Ihre Rechnungen, indem Sie Ihr eigenes Logo hinzufügen – so wahren Sie die Markenidentität und hinterlassen bei Ihren Kund:innen einen professionellen Eindruck.

Rechnungsbearbeitung im Backend: Bearbeiten Sie Rechnungsdetails jederzeit im Backend, um fehlerhafte oder unvollständige Angaben ganz einfach zu korrigieren.

Flexible Erfassung von Rechnungsdaten: Legen Sie fest, welche Felder bei der Erfassung von Kundendaten verpflichtend oder optional sind – so sammeln Sie alle notwendigen Informationen und bieten gleichzeitig ein benutzerfreundliches Erlebnis.

Rechnungsarchiv und -export: Speichern Sie ein vollständiges Archiv aller Rechnungen im AMPECO-System oder exportieren Sie diese zur Nutzung in anderen Systemen. Diese Funktion verschafft Ihnen volle Kontrolle über Ihre Rechnungsdaten und ermöglicht eine nahtlose Integration mit Ihren bevorzugten Tools.

Unterstützung für Ad-hoc-Ladevorgänge: Erfassen Sie E-Mail-Adressen und versenden Sie Quittungen oder Rechnungen für Ad-hoc-Ladevorgänge über unsere mobile App oder das Webportal – für einen reibungslosen Rechnungsprozess bei jeder Art von Ladesitzung.

Anpassbarer Text: Fügen Sie jeder Rechnung individuellen Text hinzu – etwa Hinweise oder Anweisungen –, um wichtige Zusatzinformationen an Ihre Kund:innen zu übermitteln.

Marktkonformität: Blenden Sie die Energieverbrauchsdaten sowohl in der App als auch auf der Rechnung in Märkten aus, in denen der Stromverkauf nicht zulässig ist – und sorgen Sie gleichzeitig für Klarheit durch die Angabe „EV Charging Services“.

Mehrwertsteuer-Flexibilität: Legen Sie einen abweichenden Mehrwertsteuersatz für den genutzten Stromtarif fest, der sich vom landesspezifischen Standardsteuersatz unterscheidet. So ermöglichen Sie eine präzise Berechnung der Mehrwertsteuer für unterschiedliche Leistungsbestandteile und stellen eine korrekte Rechnungsstellung sicher.

Lokalisierungsunterstützung: Stellen Sie Rechnungen in Leserichtung von rechts nach links bereit, um den lokalen Gepflogenheiten in Regionen wie dem Nahen Osten gerecht zu werden.

Anpassungsfähigkeit steht im Mittelpunkt unserer Rechnungsfunktionen

Um die leistungsstarken Rechnungsfunktionen von AMPECO zu aktivieren, stellen wir eine Reihe spezifischer Funktionen bereit, die Ihnen mehr Kontrolle und Flexibilität im Rechnungsprozess ermöglichen:

AMPECO-Rechnungsintegration aktivieren und einrichten

Alle verfügbaren Optionen sind in mehrere Abschnitte unterteilt, um eine einfache Bedienung und Konfiguration zu ermöglichen. Diese Abschnitte sind „Allgemeine Konfiguration“, „Ausstellungszeitplan“ und „Inhalt“.

Allgemeine Konfiguration

Richten Sie die allgemeinen Konfigurationseinstellungen so ein, dass sie Ihren geschäftlichen Anforderungen entsprechen, zum Beispiel:

• Legen Sie den auszustellenden Dokumententyp fest – entweder eine Rechnung oder eine Pro-forma-Rechnung zur Integration in Drittsysteme.

• Fügen Sie der Rechnungsnummer ein Präfix hinzu, wenn rechtliche oder geschäftliche Anforderungen dies erfordern. Passen Sie das Format Ihrer Rechnungsnummern ganz einfach an, um interne Nachverfolgung oder Compliance-Anforderungen zu erfüllen.

• Legen Sie die Startnummer für Rechnungen fest, ab der alle folgenden Rechnungsnummern fortlaufend erhöht werden.

• Stellen Sie stets Rechnungen aus – selbst wenn die Option „Rechnung erforderlich“ für bestimmte Nutzer:innen deaktiviert ist –, indem Sie die Funktion „Verkaufsbeleg“ nutzen, um internen Nachverfolgungs- und Buchhaltungsanforderungen gerecht zu werden. In Ländern wie Griechenland, in denen das Ausstellen solcher Rechnungen verpflichtend ist, gewährleisten wir dies entweder über die vom Kunden bereitgestellten Angaben oder – falls keine vorhanden sind – über die Funktion für anonyme Kund:innen (dies gilt auch für Ad-hoc-Ladevorgänge).

• Erfassen Sie alle erforderlichen Rechnungsdaten von Ihren Kund:innen und greifen Sie über eine API darauf zu – für eine weiterführende Verarbeitung und nahtlose Integration in andere Systeme.

Ausstellungszeitplan

Wählen Sie aus, ob Rechnungen nach jeder Transaktion oder monatlich versendet werden sollen – oder ob Rechnungsdaten lediglich erfasst, aber keine Rechnung erstellt werden soll, etwa zur Integration in externe Systeme. Sie können außerdem entscheiden, ob eine automatische E-Mail-Funktion aktiviert werden soll, bei der Nutzer:innen die Rechnung als PDF-Anhang erhalten, sobald ein entsprechendes Kontrollkästchen aktiviert ist. Wichtig: Rechnungen für nachgelagerte Abonnements werden unabhängig von diesem Abschnitt ausgestellt und richten sich nach dem Erneuerungszyklus des Abonnements.

Inhalt

Ihnen stehen folgende Optionen zur Verfügung, um die Darstellung der Informationen auf Ihren Rechnungen anzupassen:

• Kontrollkästchen zur Anzeige des Lieferlands: Das Land des Mandanten wird unterhalb des Rechnungszeitraums im Kopfbereich der Rechnung angezeigt.
• Kontrollkästchen zur Anzeige der Energie: Wenn aktiviert, wird die Gesamtenergiemenge der in der Rechnung enthaltenen Ladevorgänge oberhalb der Leistungstabelle angezeigt. In der detaillierten Leistungsansicht wird zudem der Energieverbrauch jeder einzelnen Sitzung aufgeführt.
• Kontrollkästchen zur Anzeige der Dauer: Wenn aktiviert, wird die Gesamtdauer der in der Rechnung enthaltenen Ladevorgänge oberhalb der Leistungstabelle angezeigt. In der detaillierten Leistungsansicht wird zusätzlich die Dauer jeder einzelnen Sitzung dargestellt.
• Leistungstabelle (nur bei monatlichen Rechnungen angezeigt): Diese enthält ein Dropdown-Menü mit zwei Optionen:
  • Einzelleistung: Wenn diese Option ausgewählt ist, werden alle Leistungen des Abrechnungszeitraums in einer einzigen Zeile unter der Bezeichnung „EV Charging Service“ zusammengefasst.
  • Detailliert: Wenn diese Option ausgewählt ist, wird für jede einzelne Leistung im Abrechnungszeitraum eine separate Zeile angezeigt. Wird zusätzlich das Kontrollkästchen „Leistungsaufschlüsselung einfügen“ aktiviert, wird eine separate Seite mit einer detaillierten Aufschlüsselung der einzelnen Leistungsbestandteile erstellt. Die Aufschlüsselungstabelle enthält Spalten für Datum, Leistungen, Einheit (Monat, Minute, kWh, Paket), Stückpreis, Menge und Zwischensumme (inkl. MwSt.).
• Leistungsbezeichnung: Geben Sie den Namen der Leistung an, die in den Rechnungen erscheinen soll. Wird dieses Feld leer gelassen, wird standardmäßig „EV Charging Services“ verwendet.
• Rechnungshinweis: Dieser Hinweis wird auf jeder Rechnung angezeigt und ermöglicht es Ihnen, eine allgemeine Mitteilung oder Erklärung hinzuzufügen, die Sie Ihren Kund:innen mitteilen möchten.
• Rechnungsdetails: Legen Sie fest, welche Felder für Rechnungsangaben von Privatpersonen oder Unternehmen verpflichtend bzw. optional sind, um eine vollständige und korrekte Datenerfassung sicherzustellen.

Nutzerspezifische Rechnungsstellung

Um die Rechnungsstellung für eine:n Nutzer:in einzurichten, wählen Sie das entsprechende Nutzerprofil aus, aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Rechnung erforderlich“ und geben Sie die erforderlichen Informationen wie Name, Unternehmens-ID und Adresse in getrennten Feldern ein – so stellen Sie eine korrekte Rechnungsstellung und eine eindeutige Unterscheidung zwischen Privatpersonen und Unternehmen sicher.

Rechnungs-Tab im Admin-Bereich

Greifen Sie auf eine umfassende Tabelle zu, in der alle erstellten Rechnungen angezeigt werden – filterbar nach Datum. Sehen Sie sich Rechnungsdetails an, einschließlich Kundendaten, Zahlungsstatus, Leistungen und Gesamtenergieverbrauch, und exportieren Sie Rechnungen zur weiteren Analyse oder zur Übernahme in andere Systeme. Wenn Sie die Details einer bestimmten Rechnung einsehen möchten, können Sie auf die Kunden- und Leistungsdaten zugreifen und die Rechnung bequem als PDF-Datei herunterladen.

E-Mail-Adressen erfassen und Quittungen/Rechnungen für Ad-hoc-Ladevorgänge versenden

Ermöglichen Sie die Erfassung von E-Mail-Adressen der Nutzer:innen während Ad-hoc-Ladevorgängen über die App oder das Webportal. Quittungen und Rechnungen werden anschließend an die angegebene E-Mail-Adresse versendet – für ein besseres Nutzererlebnis und einen nachvollziehbaren Transaktionsnachweis. Zur Einhaltung der DSGVO wird die E-Mail-Adresse nach 30 Tagen automatisch aus dem System gelöscht.

Die Vorteile der integrierten Rechnungsstellung von AMPECO für CPOs

Durch die Nutzung unserer flexiblen Rechnungsstellungslösung, die sich bereits in zahlreichen Märkten bei vielen Kund:innen bewährt hat, profitieren Sie von folgenden Vorteilen:

• Zentralisiertes Management: Behalten Sie die Kontrolle, indem Sie sämtliche Rechnungsdokumente über eine zentrale Plattform verwalten.
• Kosten- und Zeitersparnis: Sparen Sie Geld und starten Sie schneller in den Betrieb – mit unserer einsatzbereiten Rechnungsstellungslösung, die den Bedarf an separater Software oder individuellen Integrationen überflüssig macht.
• Nahtlose Integration: Exportieren Sie Rechnungsdaten und -dateien ganz einfach oder nutzen Sie APIs zur Integration in andere Systeme.
• Automatisierte Effizienz: Minimieren Sie manuellen Aufwand und reduzieren Sie Fehler durch automatisierte Rechnungserstellung und -verfolgung.
• Enhanced customer trust: Build trust with detailed breakdowns of each charging session, fostering transparency and customer satisfaction.

The benefits for EV drivers

AMPECO’s built-in invoicing system ensures EV drivers enjoy a seamless and transparent experience, providing accurate and timely information for their charging expenses. With this system, they can:

• Receive invoices promptly after each charging session or at the end of the month, ensuring a clear and efficient billing process.
  
• Gain access to detailed monthly invoices that provide a breakdown of all services, allowing for better understanding and transparency of the charging costs.
  
• Receive an invoice even as an unregistered user and pay for ad hoc charging sessions by simply providing your email address.
  
• Benefit from a fixed grace period to pay monthly invoices, providing flexibility and ease of payment for post-paid subscriptions.

Hassle-free invoicing empowering CPOs to focus on what matters most

With AMPECO’s built-in invoicing solution, your EV charging business gains a powerful advantage that many large-scale EV charging businesses already rely on. Our comprehensive invoicing capabilities ensure transparent and detailed billing, meeting accounting compliance and customer expectations. By streamlining the invoicing process, AMPECO saves you time, money, and hassle, allowing you to stay focused on key priorities such as expanding your business and providing exceptional EV charging services.