Les fonctionnalités de facturation intégrées d’AMPECO pour les entreprises de recharge de véhicules électriques

En tant qu’opérateur de points de charge (CPO), vous comprenez les défis uniques liés à la gestion d’une entreprise de recharge de véhicules électriques, qu’il s’agisse de la conformité réglementaire ou de l’optimisation de la croissance des opérations. Parmi toutes ces responsabilités, un aspect essentiel ne peut être négligé : la facturation. Bien plus qu’un simple reçu, la facturation joue un rôle clé dans le respect des normes comptables et dans la satisfaction des besoins des entreprises et des particuliers.

En particulier dans les cas d’usage complexes soumis à des exigences spécifiques selon les pays, l’importance de la flexibilité et de la personnalisation en matière de facturation ne peut être sous-estimée. Dans de telles situations, la capacité de collecter et de partager les détails des factures via API devient essentielle. Cela vous permet de développer vos propres solutions ou d’intégrer la facturation de manière fluide à vos systèmes existants.

Facturation intégrée au CPMS vs. intégration avec des systèmes de facturation externes

La solution de facturation intégrée à votre CPMS offre aux conducteurs de véhicules électriques une transparence totale ainsi qu’un détail précis de tous les éléments composant le montant total payé pour une session de recharge. Grâce à ce niveau de précision, vous pouvez montrer à vos clients la quantité d’énergie consommée, la durée de la session, les frais de connexion, les frais d’inactivité et tout autre élément contribuant au montant final.

Les systèmes de facturation externes manquent souvent de ce niveau de détail, se limitant généralement à afficher des informations génériques telles que « Services de recharge de véhicules électriques » et le montant total sur la facture. Cela s’explique par le fait qu’ils ne synchronisent souvent que les données de base des utilisateurs et des transactions avec la base de données du CPMS, ce qui peut entraîner l’exclusion de précieuses données de session sur la facture.

Chez AMPECO, nous comprenons cette limitation et avons mis à jour notre API pour y remédier. Nous sommes désormais en mesure de fournir des informations détaillées sur les sessions, vous permettant ainsi de générer des factures complètes et précises qui reflètent réellement la valeur des services de recharge fournis.

AMPECO offre des fonctionnalités de facturation inégalées

Chez AMPECO, notre système de gestion de la recharge des véhicules électriques est conçu pour offrir aux opérateurs de points de charge (CPO) des fonctionnalités de facturation complètes, adaptées à leurs besoins spécifiques.

Envoi fluide des factures : Envoyez automatiquement les factures par e-mail après chaque transaction ou à la fin de chaque mois. Vous pouvez choisir le moment d’envoi des factures, y compris à la fin de la période post-abonnement, garantissant ainsi une livraison rapide et pratique à vos clients.

Détail précis des services : Émettez des factures mensuelles avec une page distincte dédiée à une répartition détaillée des services. Ce niveau de détail permet à vos clients de mieux comprendre les frais associés à chaque service, renforçant ainsi la transparence et la confiance.

Délai de grâce pour le paiement : Offrez un délai de grâce pour le paiement des factures mensuelles sur les abonnements postpayés. Cette flexibilité supplémentaire répond aux attentes des utilisateurs, leur apportant une tranquillité d’esprit et garantissant un processus de paiement fluide.

Options de personnalisation : Personnalisez vos factures en ajoutant votre logo afin de garantir la cohérence de votre marque et de projeter une image professionnelle auprès de vos clients.

Modification des factures en backend : Modifiez les détails des factures à tout moment depuis le backend afin de corriger ou compléter facilement toute information erronée ou incomplète.

Collecte flexible des données de facturation : Définissez les champs obligatoires et optionnels lors de la collecte des données de facturation des clients, vous permettant ainsi de recueillir les informations nécessaires tout en offrant une expérience utilisateur fluide.

Archivage et exportation des factures : Conservez un archivage complet de toutes les factures au sein du système AMPECO ou exportez-les pour une utilisation dans d’autres systèmes. Cette fonctionnalité vous permet de garder le contrôle sur vos données de facturation et d’assurer une intégration fluide avec vos outils préférés.

Prise en charge de la recharge ad hoc : Collectez les adresses e-mail et envoyez des reçus ou des factures pour les transactions de recharge ad hoc via notre application mobile ou notre portail web, garantissant ainsi un processus de facturation fluide pour tout type de session de recharge.

Texte personnalisable : Ajoutez un texte personnalisé, tel que des notes ou des instructions, à chaque facture afin de transmettre des informations supplémentaires importantes à vos clients.

Conformité au marché : Masquez les données de consommation d’énergie dans l’application et sur la facture dans les marchés où la vente d’électricité n’est pas autorisée, garantissant ainsi la conformité tout en apportant de la clarté avec la mention « Services de recharge de véhicules électriques ».

Flexibilité de la TVA : Définissez un taux de TVA différent pour l’électricité consommée par rapport à celui appliqué dans le pays où vous opérez. Cela permet des calculs précis de la TVA pour les différentes composantes du service, garantissant ainsi une facturation exacte.

Prise en charge de la localisation : Proposez des factures lisibles de droite à gauche, en accord avec les conventions locales de régions comme le Moyen-Orient.

La personnalisation est au cœur de nos fonctionnalités de facturation.

Pour activer les puissantes fonctionnalités de facturation d’AMPECO, nous proposons une gamme de fonctionnalités spécifiques qui renforcent votre contrôle et votre flexibilité sur le processus de facturation.

Activer et configurer l’intégration de la facturation AMPECO

Toutes les options disponibles sont regroupées en plusieurs sections pour faciliter l’accès et la configuration : « Configuration générale », « Planning d’émission » et « Contenu ».

Configuration générale

Configurez les paramètres généraux pour les adapter aux besoins de votre entreprise, notamment :

• Définissez le type de document à émettre, qu’il s’agisse d’une facture ou d’une facture pro forma pour l’intégration avec des systèmes tiers.

• Ajoutez un préfixe au numéro de facture si des considérations légales ou commerciales l’exigent. Personnalisez facilement le format de vos numéros de facture pour le suivi interne ou pour des raisons de conformité.

• Définissez le numéro de départ des factures à partir duquel les factures suivantes seront incrémentées.

• Émettez toujours des factures, même si l’option « Exiger une facture » est désactivée pour un utilisateur spécifique, en utilisant la fonctionnalité « Reçu de vente » pour répondre aux besoins de suivi interne et de comptabilité. Dans les cas où l’émission de telles factures est obligatoire, comme en Grèce, nous nous assurons de les générer en utilisant soit les informations fournies par le client, soit la fonctionnalité de client anonyme si aucune information n’est disponible (cela s’applique également aux sessions ad hoc).

• Collectez les informations de facturation nécessaires auprès des clients et accédez à ces données via API pour un traitement ultérieur et une intégration fluide avec d’autres systèmes.

Planning d’émission

Choisissez d’envoyer les factures après chaque transaction ou chaque mois, ou de collecter les informations de facturation sans émettre de facture pour une intégration avec un système externe. Vous pouvez décider d’activer l’envoi automatique par e-mail, permettant aux utilisateurs de recevoir la facture en pièce jointe au format PDF lorsqu’une case est cochée. Il est important de noter que les factures des abonnements postpayés sont émises indépendamment de cette section et suivent le cycle de renouvellement de l’abonnement.

Contenu

Vous disposez des options suivantes pour personnaliser l’affichage des informations sur vos factures :

• Case à cocher pour afficher le pays de livraison : Le pays du locataire est affiché sous la période de facturation dans l’en-tête de la facture.
• Case à cocher pour afficher l’énergie : Lorsqu’elle est activée, l’énergie totale des sessions incluses dans la facture est affichée au-dessus du tableau des services. Dans la vue détaillée des services, l’énergie de chaque session est également affichée.
• Case à cocher pour afficher la durée : Lorsqu’elle est activée, la durée totale des sessions incluses dans la facture est affichée au-dessus du tableau des services. Dans la vue détaillée des services, la durée de chaque session est également affichée.
• Tableau des services (affiché uniquement pour les factures mensuelles) : Celui-ci comprend un menu déroulant avec deux options :
  • Service unique : Lorsqu’elle est sélectionnée, cette option regroupe tous les services de la période sur une seule ligne sous l’intitulé « Service de recharge de véhicules électriques ».
  • Détaillé : Lorsqu’elle est sélectionnée, cette option affiche des lignes distinctes pour chaque service de la période. L’activation de la case à cocher « Inclure la répartition des services » génère une page distincte détaillant les composants de chaque service. Le tableau de répartition comprend des colonnes pour la date, les services, l’unité (mois, minute, kWh, forfait), le prix unitaire, la quantité et le sous-total (TVA incluse).
• Intitulé des services : Spécifiez le nom du service à inclure dans les factures. Si ce champ est laissé vide, l’intitulé par défaut « Services de recharge de véhicules électriques » sera utilisé.
• Avis de facture : Cet avis apparaît sur chaque facture, vous permettant d’inclure une notification générale ou une explication que vous souhaitez communiquer à vos clients.
• Détails de la facture : Définissez les champs obligatoires et optionnels pour les informations de facturation des particuliers ou des entreprises, afin de garantir la collecte de données précises et complètes.

Facturation spécifique à l’utilisateur

Pour configurer la facturation pour un utilisateur, sélectionnez son profil, cochez la case « Exiger une facture » et renseignez les informations nécessaires, telles que le nom, l’identifiant de l’entreprise et l’adresse, dans des champs distincts afin d’assurer une différenciation précise entre les particuliers et les entreprises.

Onglet Factures dans l’Admin

Accédez à un tableau complet affichant toutes les factures générées, filtrable par date. Consultez les détails des factures, y compris les informations client, le statut du paiement, les services et la consommation totale d’énergie, et exportez les factures pour une analyse plus approfondie ou une importation dans d’autres systèmes. Lorsque vous devez consulter les détails d’une facture spécifique, vous pouvez accéder aux informations du client et des services, et télécharger facilement la facture au format PDF.

Collectez les e-mails et envoyez des reçus ou des factures pour les sessions de recharge ad hoc.

Activez la collecte des e-mails des utilisateurs lors des sessions de recharge ad hoc via l’application ou le portail web. Les reçus et factures sont ensuite envoyés aux adresses e-mail fournies, améliorant ainsi l’expérience utilisateur et fournissant une trace de la transaction. Le système supprime automatiquement l’e-mail après 30 jours afin de se conformer au RGPD.

Les avantages des fonctionnalités de facturation intégrées d’AMPECO pour les CPO

En adoptant notre solution de facturation flexible, validée par de nombreux clients sur divers marchés, vous pouvez bénéficier des avantages suivants :

• Gestion centralisée : Gardez le contrôle en gérant toute la facturation depuis une plateforme unique et centralisée.
• Économies de coûts et de temps : Réduisez vos dépenses et lancez vos opérations rapidement grâce à notre solution de facturation prête à l’emploi, éliminant le besoin de logiciels distincts ou d’intégrations personnalisées.
• Intégration fluide : Exportez facilement les données et fichiers de facturation ou utilisez des API pour les intégrer à d’autres systèmes.
• Efficacité automatisée : Diminuez le travail manuel et réduisez les erreurs grâce à l’automatisation de l’émission et du suivi des factures.
• Confiance accrue des clients : Renforcez la transparence et la satisfaction en fournissant des récapitulatifs détaillés de chaque session de recharge.

Les avantages pour les conducteurs de véhicules électriques

Le système de facturation intégré d’AMPECO garantit aux conducteurs de véhicules électriques une expérience fluide et transparente, en leur fournissant des informations précises et ponctuelles sur leurs dépenses de recharge. Grâce à ce système, ils peuvent :

• Recevoir des factures rapidement après chaque session de recharge ou à la fin du mois, garantissant un processus de facturation clair et efficace.
  
• Accéder à des factures mensuelles détaillées comprenant une répartition de tous les services, offrant ainsi une meilleure compréhension et transparence des coûts de recharge.
  
• Recevoir une facture même en tant qu’utilisateur non enregistré et payer les sessions de recharge ad hoc en fournissant simplement une adresse e-mail.
  
• Bénéficier d’un délai de grâce fixe pour payer les factures mensuelles, offrant ainsi flexibilité et facilité de paiement pour les abonnements postpayés.

Une facturation simplifiée permettant aux CPO de se concentrer sur l’essentiel

Grâce à la solution de facturation intégrée d’AMPECO, votre entreprise de recharge de véhicules électriques bénéficie d’un atout majeur sur lequel de nombreuses grandes entreprises du secteur s’appuient déjà. Nos fonctionnalités de facturation complètes garantissent une facturation transparente et détaillée, conforme aux exigences comptables et aux attentes des clients. En simplifiant le processus de facturation, AMPECO vous fait gagner du temps, de l’argent et vous évite des complications, vous permettant ainsi de vous concentrer sur vos priorités essentielles, telles que le développement de votre activité et la fourniture de services de recharge exceptionnels.